电子邮件规则编辑本段回目录
1：战略性电子邮件管理可减少债务
无论你是雇用1个兼职工人还是10万个全职的专业人士，只要允许员工访问你的邮件系统，你就会把你的组织的资产、未来以及声誉置于风险之中。无论这个组织其所在的行业类型、公司大小、是盈利还是非盈利的实体，其员工偶尔误操作或有意地滥用电子邮件会给雇主（经常如此）造成上百万美元（有时甚至达到10亿美元）的损失，令人头痛不已。
从笔记本电脑被盗的诉讼到生产力的丢失，工作场所面临的电子风险比比皆是。足足有78%的雇主报告说自己的员工滥用电子邮件和互联网。近几年，在广为流传的滥用电子邮件的案件中，有一些名字家喻户晓，包括1.安达信2.纽约时报3.施乐4.以及许多美国联邦政府和州政府机构。
不是只有缺乏经验或复仇心切的员工才能会制造电子负债。CEO、CFO、股票经纪人或者律师（有经验的经理以及更了解情况的熟练的专业人士），至少会因为这其中的一位出现的电子邮件失误而引发从股票暴跌到国会调查这一切东西，成为媒体疯狂觅食的食粮，这种情况几乎没有一周不出现的。
让雇主警醒的故事，而这些备受瞩目的电子灾难方面的故事，仍难以勾画出与误用或滥用电子邮件相关的潜在的法律和业务责任的轮廓。无论其发出者是董事会主席，还是一位暑期实习生，一封考虑欠周或不合时宜的电子邮件的信息就能摧残组织的财政资源、人才资源、投资评级以及公众形象。
幸运的是，对致力于结束电子邮件误用或滥用而导致的电子风险的精明雇主而言，存在一个解决方案。通过制定和实施一种战略性的、易于理解，并细化到电子邮件规则的电子邮件管理计划，雇主就能预见到电子邮件灾难，解决员工的误用，降低故意滥用的得逞机会，并限制代价高昂的电子债务。
全方位电子邮件管理
尽管电子商务风险和法律责任范围广泛，迄今为止，大多数组织仅仅关注于最明显的一类电子邮件滥用行为—即色情内容、黄色照片，以及那些最淫秽下流的笑话。在管理上对成人电子邮件的焦虑从以下这个事实可以反映出来，超过46%的美国雇主因为通过电子邮件系统散布明显或暗示性质的色情材料而处罚或辞退员工。
虽然雇主净化电子邮件内容的努力值得赞扬，但当前的电子风险管理水平远远跟不上趟，难以实现商业和法律价值的最大化，也无法提升工作场所电子邮件的整体效能。电子邮件时代的组织运营以及互联网均需要采用一种更为全方位的电子邮件管理方案。
《电子邮件规则》一书关注于电子邮件的管理规则，而非仅仅考虑责任问题，其写作目的就是要帮助雇主利用电子邮件及其他数字通信工具的力量。通过坚持电子邮件规则，组织可以工作得更为快捷、更有效率，且更加合法合理。为此，雇主应预见和应对来自于四种主要类型的电子邮件滥用的挑战：
1.明显故意的旨在伤害雇主及摧毁电子邮件系统的不当行为。首当其冲的是盗窃专有信息。故意的不当行为的常见形式包括网络大盗和电子破坏者，机密数据盗窃是一笔大生意，2002年6月造成的经济损失超过1.7亿美元。
其他破坏性的电子邮件不当行为包括攻击邮件系统，通过打包有限制内容的大型附件对邮件系统进行泛滥攻击，泄露密码给竞争对手、黑客及其他非授权人员。
2.导致周边损害的故意不当行为。员工给同事发送骚扰电子邮件信息属于这一类。尽管发送者也许并不想触发工作场所法律诉讼，导致组织损失事件、金钱以及信誉，不过雇主无疑还是置身于风险之中的。然而，尽管存在这些潜在的损失，只有28%的雇主因为发送带威胁、骚扰、歧视或不良性质的电子邮件而处罚或辞退员工。
另一种属于有意但并非破坏性的行为，包括个人过多使用公司的电子邮件系统而造成公司资源的浪费。虽然用户的动机只不过是喜欢购物或是一场恋爱故事（而非报复、诈骗、盗窃），公司无疑还是会潜在面临着由于失去生产力、法律费用、解决费用而受损的。实际上，据2002年的CSI/FBI计算机犯罪和安全调查，与此类滥用相关的经济损失从2001年的3500万美元猛增至12个月后的5000万美元。
3.无意的行为、愚蠢的事故以及疏忽。就电子邮件而言，事故和疏忽可能造成的破坏与故意滥用一样大。比如说，一旦一名员工意外地点到了“回复全部”而非“回复”，敏感的公司信息可能就会丢失，一并还包括员工生产力和带宽。如果一名员工开着邮箱离开了自己的位置10分钟，那么这可能就是一名流氓员工利用电子邮件系统或对电子邮件系统进行严重的破坏活动所需的全部时间。如果你认为自己对意外或故意的安全漏洞具有免疫功能，请再想想。2002年有90%的大企业和政府机构遭遇计算机安全漏洞的破坏，结果有80%者报告了经济损失。
4.疏漏。主要发生在系统层次，通常来自于忽视了潜在的风险，当电子邮件系统没有被正确配置或维护得不好时，疏漏就会产生。比如说，安装最新的安全补丁失败，或者无法保护电子邮件系统抵御外部攻击，就是一种常见的疏漏形式。
电子邮件管理是基础电子邮件规则的应用
如何管理自己的电子邮件？哪些电子记录需要保存或删除？如何使组织的电子邮件系统效能最大化？还有其他一些工作场所电子邮件和法律责任问题，对于对此感到困惑和担忧的商务人士来说，电子邮件规则可算是最佳实践的工具包。在《电子邮件规则》一书中，详细列举了：
保存：你不能一扔了事。组织把电子邮件当做关键的商务工具。与这种依赖性随之而来的，是把包含在电子邮件系统中的信息当做资产来管理和保护的义务。第一步：基于现行法律以及合理的商业判断创建保存规则。通过确保法律和商务目的所需的电子邮件得以保存，《电子邮件规则》提供了有效的保存规则来保护组织的资产和前途，而不再需要的非记录和管理性的电子邮件，则加以妥善处置。
处置：你不能保留一切。要保存什么东西？有些组织错误地认为电子邮件管理就是30天、60天或者90天后处理一切东西，不管内容是什么。其他公司则永久保存所有电子邮件。这两种方案都不理想。保留部分电子邮件是出于法律或商务的目的，而保留所有的电子邮件则显得既无效益，也没有效率。根据写出的保存策略，《电子邮件规则》提供了处置记录的指南。电子邮件效率得以提升，而组织则可以避免因为被指控破坏记录而受到诉讼、审计或者调查。
外企电子邮件的游戏规则编辑本段回目录
从国企到外企的“电邮冲击”
小王刚从国企跳到了外企，一进入外企，他发现外企大多数工作都是在电邮上展开的，甚至同事之间70%的交往是在电邮上进行的，经过两个月的工作，他总结了三条经验：
邮件多过公文
小王过去在国企，曾经当过领导的秘书，国企盛行的是文本公文，公文都要打成小四号字的仿宋体。而现在任职的外企除了合约以外，基本是无纸办公。绝大多数对领导的请示、汇报都通过电邮，与同事的沟通也都要写电邮。外企的电邮也有规范，邮件主体尽量不要出现汉字，汉字只能在附件中出现。邮件字体一般要求英文用Verdana，汉字用细等线简体。
汇报，口头不如电邮
在国企的时候，小王经常去处长的办公室口头汇报工作，而且谁去汇报得越频繁，谁就越被同事认为是领导的红人。可是现在到了外企，老板从来没有叫他去汇报工作。过了两周，小王还在纳闷，被老板叫去问话：“你怎么从来不用邮件向我和同事汇报工作进度和反馈执行情况？”这一问，小王才知道外企不流行口头汇报工作，他才意识到外企一天的工作量可能是国企的4-5倍，领导没有那么多时间面对面听取工作汇报，而且领导也更健忘，需要邮件提醒。
抄送还是不抄送
小王在国企的时候，通常是对外才会使用邮箱，邮箱里面一周能收到4-5封电邮；而他来外企之后，一天就能收到15-30封电邮。经常同事会把一些与小王无关的邮件抄送到小王的邮箱里面来，一开始，小王还会诧异同事是不是发错了。
有一天，同事终于忍不住问小王：“小王，你怎么从来不把你的邮件抄送给我们呀，我们都是快销组的呀！”小王原来以为一个客户既然由自己负责，就没必要事无巨细抄送其他同事，无故增加他人的邮件浏览量。而事实是，同一个团队的同事需要知道他在做什么，更需要知道客户在做什么，这样整个团队才能协同前进。于是，小王开始了向团队和老板抄送，过了一段时间，老板又找小王麻烦了，“你怎么什么鸡毛蒜皮都抄送给我呀？”经过了一个半月，小王才掌握到了邮件抄送的尺度。
外企电邮门道多
很难想象，外企的电邮系统如果瘫痪上几天，公司的运营和管理会出现为什么样的状况。据统计，80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件。70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没有尚未处理的紧急邮件。30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务。
电邮与每个白领的职业发展关系也是如此紧密，不要把电邮简单地理解为一封信，应该把电邮理解成为一种最重要的职场沟通方式。别小看了电邮功能中的抄送、暗送、转发等功能，简单的几个词，里面大有玄机。
面对面抄送是为了明晰责任
非外企人士经常会嘲笑，外企白领写电邮写到痴迷的程度，无论大事小事都写电邮，即使面对面坐着也要写电邮。对此，外企白领Emily的答复是：如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉。最近有同事不按规矩出牌，用即时通讯工具给Emily传重要公文，结果Emily漏掉了。现在Emily即时通讯工具签名上多了一条，“请不要通过QQ和MSN传文件！”
施压用抄送
相信大家看过宫廷剧，宫廷剧上大臣最喜欢说的是：“明儿个我参他一本，让他好看！”最先上奏折的是低级官员，然后双方阵营逐级往上添奏折，最后丞相和太师才露脸“互掐”。
职场的电邮世界也经常上演古老的宫廷剧，白领们也在跟帖上奏折“参”对方阵营一本。有的电邮被反复Reward(回复)，拖着长长的尾巴。逐条看下去，像是看一场没有硝烟的战争。记者曾经看一个邮件在短短30分钟，这封邮件被外企同事RE(回复)20次。原来是A部门的项目没有得到B部门的支持，给搞砸了，客户很生气，不仅不准备付款，而且不打算再与他们合作了。第一封电邮是客户发给A部门总监的，是一封拒绝付款的投诉信。但是，这封信却并没有被A部门的总监转发，而是由A部门的一个小小的项目经理“开球”，把邮件群发给了A部门4个小组的成员，希望大家找出责任人。然后小组成员接二连三地RE这个邮件，开始有A部门组员开始说B组坏话，还附上了证人与证词。后来，A部门总监写了一封悔过书并连同那封被RE(回复)了20次的电邮一并抄送给了大老板。从此B部门总监知道了A部门总监的威力，不敢再拆台。
邀功也用抄送
外企不流行口头汇报，发电邮是回报业绩的主要方式。这个场面在许多职场小说上都屡见不鲜，比如《米娅，快跑》上，David写了一个洋洋洒洒的Email，发给了包括亚太区甚至是美国总部在内的相关团队，狠狠地吹了一把。他甚至用了这样的语句：“请原谅我的这个邮件写得如此之长，因为我担心任何的一点删减都会影响到整个项目的辉煌。”不止是邀功，连自恋都溢于言表。
通常，相关被抄送人不能沉默，要表示祝贺。于是，大家真心实意地、虚情假意地都RE(回复)上Congratulations!(祝贺！)，邮件越滚越大，大家周而复始地玩这个模式化的游戏。
记着用秘密抄送
小雯在外企是公关专员，她有一次因为抄送方面的不太注意，被主管严厉批评。有一次很重要的公关活动，小雯将一份媒体统稿发给了8家媒体，而且8家媒体记者的邮箱都没有加密，记者之间都互相看得到。主管教训小雯她犯了两个错误：一个是针对不同的媒体，要写不同风格、题材和体裁的稿件，不能用通稿；另一个是，每个媒体都希望相关单位只请了他们这一家媒体，而发给他们的消息是独家消息。当一个记者看到一篇统稿被抄送给8个人时，他甚至连这篇文章都不想看了。
还有一次，小雯因为对主管没有秘密抄送也被批评，主管说：“给客户的邮件一定得抄送给我，这样我才能监控全局的工作。但是，你发给我的时候，一定要用密送功能。否则，在客户面前，我张口打哈哈装不知道就玩不转了。”
Email也是聊天工具
Lucy某外企销售人员，她十分注意维护那些许久没有见面的客户关系。只要小雯看到什么幽默好玩的邮件，都会转发给她的朋友和客户们。这些邮件包括养生秘诀、笑话、一组趣味图片等。如果遇到有共鸣的话题，朋友们还会回复，这一回复，所有人都会接收到。大家持续回复下去，就变成了接龙，邮箱就变成了BBS。所以，客户对于Lucy的印象总是很深刻。不过，Lucy每次发这样的搞笑邮件都挖空了心思，需要到猫扑、大旗网这些地方搜罗好多资源。因为她知道，发搞笑邮件是有风险的。如果确实搞笑，就联络了感情；如果不搞笑，那么就是给客户发了一封垃圾邮件。
电邮的升级版
电邮每天上演这看不见硝烟的战争，随着战争升级，电邮系统也升级了。一些先进的系统除了常规的转发、抄送、暗送等功能，还增加了很多新型“尖端武器”，比如“不得抄送”、“不得暗送”这样的“防窃听”功能，“不得回复”、“阅毕自行删除”这样颇有心机的功能。设计者的服务实在太贴心了，作为每日与电邮打交道的白领，如果不好好玩转电邮，还真是有点对不住这些煞费苦心的工程师。
Email办公英文的弦外之音
当小嫩瓜们初入职场时，对“CC”、“F.Y.I.”这些邮件词汇一定是一头雾水。当小嫩瓜们搞清楚了“CC”是抄送，“F.Y.I.”是供参考的字面意思还不够，还要理解发件人采用这种发件方式的用意。职场中充满了“潜台词”，不读懂这些弦外之音，难免日后不被“潜规则”误伤。
1. CC
CC是Carbon Copy的缩写，意思是抄送。对于抄送的邮件，表示发件人对抄送人的一种告知，抄送人是不用回复的。但是，这种告知是比较诡谲的，发件人往往真实的目的是要影响抄送人，而非主收件人。这表示发件人在“狐假虎威”、在“敲山震虎”，在用主收件人的压力去影响抄送人。潜台词：“XX，我已经告诉你了哦，做不做你看着办吧，反正大老板都已经知道了。而且，我已经没有什么责任了。”
2. F.I.Y.
F.I.Y.是for your information的缩写，意思是供你参考。这句话下面通常紧跟的链接和附件资料。潜台词：“XX，这件事与你有关，随便看看吧，不用太上心。”
3. Highlight
Highlight的意思是强调，在邮件中的特殊意思是有些事情你做起来很吃力了，可能搞不定。但是，作为下级，不好意思承认自己能力有问题完成不了任务，或是不敢责怪老板的计划不切实际以至于执行上有困难。潜台词：“这个事情我搞不定，老板，你要投入更多资源和关注了，而且方案可能需要修改。”
4. Unacceptable
Unacceptable的意思是不可取。外企很注意形式上对人的尊重，因此在批评员工时用词也选择一些不激烈的词。这些词通常是表扬词汇(如acceptable)的否定形式。如果老板说“It is unacceptable!”，这就很严重了。潜台词：“你这么做太差劲了，让我太不满意了，再这样下去，我就不客气了！”
5. Great/Wonderful
Great/Wonderful是一般性的夸奖。正如，广州人叫你“靓女”、“靓仔”不值得沾沾自喜一样，老外对你说“It’s great!”，“Wonderful!”，你也不必飘飘然。只要你工作不出差错，这句话就能经常在你邮件发送工作成果后老板的回复中看到。潜台词：“还可以吧，验收合格。”
Email常用词汇
addressee 收件人
address 地址
subject 主题
attachment 附件
mailing list 邮件列表
inbox 收件箱
outbox 发件箱
spam 垃圾邮件
CC 抄送
BCC 密件抄送
to block senders 阻止发件人
to send an email 发邮件
to receive an email 收邮件
to forward an email 转发邮件
to copy somebody in 抄送给某人
参考文献编辑本段回目录
http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm
